Newsletter, 13 februari 2020
Ondernemer en OR op goede voet: 6 tips hoe u dat doet
Een goede verstandhouding tussen de ondernemer en de ondernemingsraad (OR) levert voor beide partijen veel voordelen op: wederzijds vertrouwen, een effectieve uitvoering van de medezeggenschap en een verkleinde kans op procedures. Zo komen de ondernemer en de OR tot een soepele uitvoering van de medezeggenschap, en wordt voorkomen dat de relatie verstart en het overleg of de besluitvorming vastloopt. Met Valentijnsdag in gedachte, helpen wij de relatie tussen de ondernemer en de OR tot volle bloei te brengen, met 6 praktische tips.
Duidelijkheid over de rol van de OR draagt bij aan een succesvolle samenwerking. Wanneer heeft de ondernemer de vrijheid om zelfstandig besluiten te nemen en wanneer betrekt hij de OR? De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft hier antwoord op, maar laat ook veel ruimte voor interpretatie. Om discussies waar mogelijk te voorkomen is het nuttig om binnen de onderneming duidelijk te hebben wat de rol is van de OR. Dat kan door scholing over de WOR, maar ook door het maken van (aanvullende) afspraken tussen de ondernemer en de OR.
Tip 1: Weet wat de rol is van de OR
De belangrijkste bevoegdheden van de OR zijn het instemmingsrecht (bij besluiten inzake het sociale beleid) en het adviesrecht (bij belangrijke besluiten van financieel-economische en bedrijfsorganisatorische aard), maar er zijn op basis van de WOR meer relevante bevoegdheden. De OR heeft bijvoorbeeld ook een ‘stimulerende/bevorderende taak’. Onder andere ten aanzien van arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en non-discriminatie. De OR kan over deze onderwerpen informatie opvragen bij de ondernemer, het onderwerp bespreekbaar maken tijdens overlegvergaderingen en eventueel een initiatiefvoorstel doen.
Ben je als ondernemer en OR dus bewust van de rol van de OR. Dat zorgt bij de ondernemer voor meer begrip als de OR op eigen initiatief informatie opvraagt en/of een voorstel doet. Tegelijkertijd zorgt de bewustwording er bij de OR voor dat hij binnen het kader van de WOR blijft handelen en niet op de stoel van de ondernemer plaatsneemt.
Tip 2: Maak afspraken over scholing
Ervaren leden van een OR weten over het algemeen wat er van hen wordt verwacht. Goed dus om de kennis op peil te brengen en te houden. Scholing is daarbij essentieel. Er geldt op grond van de WOR een wettelijk minimum aantal scholingsdagen (3 tot 8 dagen), waarbij de leden van de OR zelf de inhoud van de scholing mogen bepalen. Het staat de ondernemer en de OR vrij om een aanvullend aantal scholingsdagen af te spreken. Ten aanzien van eventuele aanvullende scholingsdagen is het voor een ondernemer mogelijk om bepaalde voorwaarden te stellen aan de inhoud van scholing. Op die wijze kan een ondernemer in overleg met de OR invloed uitoefenen op de inhoud van de scholing. Tot slot kan het ook waardevol zijn voor de ondernemer om zich te laten scholen op het gebied van medezeggenschap, zodat hij precies weet wat hij van de OR kan en mag verwachten.
Tip 3: Informeer tijdig en zorgvuldig
Om goed uitvoering te kunnen geven aan de medezeggenschap is het van belang dat de ondernemer en de OR tijdig beschikken over dezelfde informatie. De WOR regelt dat de OR bij zijn aantreden adequaat moet worden geïnformeerd over “de omgeving”: wat is de rechtsvorm van de onderneming, wie heeft het voor het zeggen, wie zijn de aandeelhouders, etc. Verder moet de OR onder meer worden geïnformeerd over de financiën en de resultaten van de onderneming. Op grond van het algemene informatierecht verstrekt de ondernemer de OR, wanneer de OR daar om vraagt, schriftelijk alle informatie die hij redelijkerwijs nodig heeft voor de uitvoering van zijn taak. Als de ondernemer tijdig informeert dan is de OR in principe op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie. Tegen die achtergrond kan hij de noodzaak en inhoud van een advies- of instemmingsaanvraag beoordelen, hetgeen tot efficiënte(re) besluitvorming en meer begrip leidt.
Ook de OR moet op een zorgvuldige wijze de ondernemer informeren over hetgeen hij van belang acht. Het is aan de OR om concreet te maken waarom de opgevraagde informatie nodig is voor het goed kunnen uitoefenen van zijn taak. In een adviestraject betekent het zorgvuldig informeren (en communiceren) onder meer dat de OR in zijn uitgebrachte advies alle argumenten moet benoemen. Argumenten die de OR niet aan de ondernemer kenbaar heeft gemaakt in de fase voor de besluitvorming, kunnen niet meer met succes in een gerechtelijke procedure worden aangevoerd.
Tip 4: Leg de reikwijdte van de geheimhoudingsplicht van de OR vast
Op basis van de WOR geldt een algemene geheimhoudingsplicht voor de leden van de OR. Tegelijkertijd moet de OR ook in overleg kunnen treden met zijn achterban, als een voorgenomen besluit van een ondernemer gevolgen heeft voor het personeel. In de praktijk zijn ondernemers daarom soms huiverig om (tijdig) informatie met de OR te delen: zij willen onrust binnen de organisatie zoveel mogelijk voorkomen. Het is dan goed om afspraken te maken over de omvang van de geheimhoudingsplicht. Welke specifieke informatie is vertrouwelijk en wat mag de OR al delen met zijn achterban? En ten opzichte van wie geldt de geheimhouding? Er kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat de informatie voor een specifiek deel van de achterban geheim wordt gehouden. Tot slot is het aan te raden om reële afspraken te maken over de duur van de geheimhouding, zodat de OR ook de kans wordt geboden om tijdig met zijn achterban te kunnen communiceren, alvorens hij advies uitbrengt.
Tip 5: Leg afspraken over procedurele aspecten vast
Afspraken tussen de ondernemer en de OR kunnen zien op een uitbreiding van de wettelijke bevoegdheden van de OR (bijvoorbeeld een extra onderwerp waarover de OR een adviesrecht heeft), maar ook op procedurele aspecten. Denk bijvoorbeeld aan de frequentie van overlegvergaderingen en de invulling van die vergaderingen. Daarover kunnen eenvoudig op voorhand afspraken worden gemaakt door een jaaragenda op te nemen. Dit neemt overigens niet weg dat zowel de ondernemer als de OR kunnen vragen om een aanvullend overleg, maar dan moet dat verzoek wel worden gemotiveerd.
Gemaakte afspraken kunt u vastleggen in een ‘ondernemingsovereenkomst’. Als het afspraken betreft die alleen het reilen en zeilen binnen de OR aangaan (bijvoorbeeld over de wijze van bijeenroepen van de OR en hoe de besluitvorming van de OR verloopt), dan kunnen deze worden opgenomen in een reglement voor de OR. De OR is op basis van de WOR ook verplicht om een dergelijk reglement op te stellen. Wij raden u aan om het reglement van de OR naast een eventuele ondernemingsovereenkomst te leggen, zodat u er zeker van bent dat de inhoud met elkaar in lijn is.
Tip 6: Maak procesafspraken bij een advies- of instemmingstraject
Naast de procedurele aspecten, kunnen de ondernemer en de OR afspraken maken over specifieke advies- of instemmingstrajecten. Eén van de belangrijkste afspraken in dat kader hangt samen met termijnen. Het leidt in de praktijk soms tot frustraties als een ondernemer of een OR niet tijdig reageert en het proces daardoor stil blijft liggen. Worden er (redelijke) termijnen afgesproken? Dan volgt uit de rechtspraak dat de ondernemer de OR daaraan mag houden en vice versa.
'Onze organisatie heeft een Raad van Toezicht en de OR wil daar graag mee in gesprek. Wat bepaalt de WOR over overleg tussen de OR en een Raad van Toezicht?'
Tenminste tweemaal per jaar wordt in een overlegvergadering de algemene gang van zaken besproken. Bij die vergaderingen zijn toezichthouders (of in ieder geval één afgevaardigde van de Raad van Toezicht) verplicht de overlegvergadering bij te wonen. Op die wijze kan de OR in gesprek met de Raad van Toezicht. Naast de tweejaarlijkse aanwezigheidsplicht bij een overlegvergadering, staan er geen bepalingen in de WOR met betrekking tot overleg tussen een Raad van Toezicht en een OR. Het staat de OR wel vrij om de Raad van Toezicht te vragen om in overleg te treden. In de regel is het dan raadzaam om de ondernemer daarbij te betrekken, zodat de ondernemer niet gepasseerd wordt en de OR en de ondernemer op goede voet blijven. Uiteraard kunnen de ondernemer en de OR ook hierover afspraken maken.
Aan de slag met diversiteit
Naar aanleiding van het advies van de SER, “Diversiteit in de Top”, heeft het kabinet aangekondigd een wetsvoorstel op te stellen waarin de aanbevelingen van de SER integraal worden overgenomen. Dat betekent dat wordt voorgesteld dat Nederlandse beursgenoteerde bedrijven verplicht worden tot een vertegenwoordiging van mannen en vrouwen van ten minste 30% in de Raad van Commissarissen. Een nieuwe benoeming die niet bijdraagt aan het halen van de 30% wordt nietig verklaard. Voor andere grote (niet beursgenoteerde) Nederlandse bedrijven en de (semi) publieke sector gaat gelden dat zij zelf met ambitieuze streefcijfers moeten komen voor de (sub)top. Zij moeten een plan maken hoe ze de streefcijfers gaan halen en transparant zijn over de resultaten. Naar verwachting wordt dit wetsvoorstel definitief wet, gelet op het feit dat een meerderheid van de Tweede Kamer al kenbaar heeft gemaakt dat zij achter het advies van de SER staat.
Heeft u vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Met vriendelijke groet,
Van der Steenhoven advocaten N.V.
Herengracht 582, (1017 CJ) Amsterdam
Tel +31 (0)20 607 79 79
www.vandersteenhoven.nl, mail.
Aan de samenstelling en inhoud van deze nieuwsbrief is de meeste zorg besteed. Van der Steenhoven advocaten N.V. aanvaardt geen verantwoordelijkheid ten aanzien van op basis van dit artikel genomen beslissingen, tenzij zij vooraf in concrete gevallen is geraadpleegd.